13 noviembre, 2019

¿Cómo controlar el contrato de edición y los datos del libro y el autor?

 

Ningún libro es igual, y la relación que nuestra editorial tiene con el autor a través del contrato de edición, es tan particular como su obra. Aunque hay una serie de elementos a destacar en común que componen el contrato de edición, en él también se recogen aquellos detalles muy específicos que afectan de alguna forma la relación entre las partes que hacen posible el título.

Acordar si existen anticipos en el pago de los derechos de
la obra, y en qué condiciones se pagarán, importes, etc., son puntos que se tienen
que fijar antes de la firma del contrato.

Establecer el uso y la cesión de imágenes del autor,
entrevistas para medios, videos, y recursos para la promoción del libro, tanto
de forma digital como tradicional suele ser un elemento que no se controla bien,
y que a futuro puede complicar el uso de recursos para la promoción y el
marketing de la obra.

Una vez se atienden todos los detalles, llega el proceso de
firmar el contrato, normalmente se suelen hacer correcciones, y versiones, en
varias oportunidades, hasta que se alcanza un consenso entre los firmantes.
Este proceso se puede alargar dependiendo del tipo de autor, de la relación
existente con la editorial, y las limitaciones externas (otros contratos) que
pueda tener el autor si es una figura pública, o ya comercializa su imagen o
sus creaciones, por ejemplo. 

Si la obra es de encargo o no está terminada y el original
no ha sido entregado por el autor, es conveniente tener una cláusula que incluya
una fecha de entrega y la posibilidad de rescisión del contrato por
incumplimiento de la misma, incluida la devolución del anticipo si ya se le ha
pagado, sería de mucha utilidad para evitar conflictos futuros.

Hay que señalar que a veces el autor de nuestra obra no es
el que firma directamente con nosotros el contrato. ¿Y cómo es esto posible?,
pues por ejemplo si el creador de nuestro futuro libro ha muerto y los derechos
de su obra los maneja un familiar, una asociación, una empresa, una fundación,
etc…

También se da el caso de la firma del contrato a través de
una agencia literaria, o una representación local del autor, si este fuera
internacional. En este caso se involucran otras personas, además del autor, que
protegen y garantizan los beneficios de a quién representan.

Todo este proceso de firma se puede hacer largo, y se puede
complicar mucho en ocasiones en las que el libro tiene varios autores, o las
negociaciones se tienen que realizar incluyendo a otras editoriales que poseen
parte de los derechos de autor.

Durante este tiempo, la editorial tiene que ir trabajando en
procesos paralelos sobre este libro, y lo más normal, es que cuando se firme el
contrato, ya el proyecto tenga tiempo incluido en el plan de negocio y el editorial.

Es aquí cuando comienzan a aparecer preguntas, que sólo tienen respuesta en el contrato. Y hay que buscar el documento y revisar lo acordado. Lo que suele suceder es que el contrato se ha firmado en papel y respaldado en forma digital, y se ha archivado, a veces no de la mejor manera ni en un punto con acceso centralizado, lo que hace que no podamos encontrar el contrato a la primera.

Contrato y original

Con el contrato firmado suele llegar el original de la obra,
y es cuando podemos activar a nuestra maquinaria editorial. Pero para ello es
importante poseer todos los datos biográficos del autor, y los datos relevantes
de la obra.

Es importante poder resguardar los datos de la declaración de datos personales que el
autor nos ha facilitado previamente, que debe incluir datos personales,
dirección, datos fiscales, certificado de retenciones IRPF del convenio con el país
del autor, y sus datos bancarios.

En este punto tenemos que crear la ficha del artículo o la
obra, ella es fundamental para nuestro catálogo editorial. Y para las acciones
de marketing digital y tradicional.

En esta ficha suele ir el índice o sumario de la obra, la
reseña y la información del autor, en especial con datos que enriquezcan toda
la documentación comercial que enviaremos a la red comercial, distribuidores,
librerías, y medios.

Un programa que
integre todo

Con varios títulos en marcha, la cantidad de información en
este punto puede abrumar. Un programa que permita gestionar la información del
contrato editorial, y de las fichas del autor y el libro es muy útil.

Editec permite justamente hacerle seguimiento a todo el estado del contrato de edición. En qué punto se encuentra, y permite guardar todas las notas y conversaciones que se realicen sobre el mismo entre las partes involucradas.

 Cuando el contrato de edición está firmado, Editec permite guardar en la ficha de artículo (obra) el contrato firmado en formato .pdf, y da acceso de forma central a su revisión, pudiendo ser consultado en cualquier momento del proceso editorial.

De la misma forma Editec maneja la ficha del autor, y si se trata de un autor que publica frecuentemente con la editorial, Editec nos muestra su ficha, nos permite actualizarla y vincularla con la obra actual.

Con la ficha del artículo (obra), además de hacerle seguimiento Editec permite vincular de forma automática su información con la web comercial, y con la tienda online corporativa.

Además, puede generar las hojas informativas de novedades
para los canales comerciales, medios de comunicación, o los emails comerciales
para clientes.

Ordenar la web desde
la ficha de la obra

Un valor agregado de Editec es que permite desde la ficha de artículo, ordenar las obras que quieres destacar en tu web, parece una obviedad, pero hay algunas editoriales que actualizan su web de forma manual. Editec te permite cargar toda la información que puede ser pública en la ficha de artículo, lo que enriquece la información que se ofrece en la web.

No facturar ni abonar
sin control

Otra utilidad destacada de Editec, es que no permite facturar una novedad editorial hasta que no se indique en la ficha de artículo. Igual al revés, cuando una obra se descatalogada del sistema, este no permite que se abone ningún importe sobre ella.

Este paso de seguridad nos es de utilidad para tener certeza de nuestras operaciones comerciales, y poder demostrarlas, de ser necesario.

¿Listos para una demo?

La montaña de la gestión editorial es bastante cuesta arriba, como hemos visto en nuestras primeras entradas. Anteriormente analizamos cómo gestionar los manuscritos que llegan a la editorial. Y ahora nos toca equiparnos para subir un paso más, y conversar sobre la gestión del plan de negocio y el plan editorial.

Hemos querido abordarlos a los dos, porque suceden juntos en un momento crucial para la vida de una obra. Cuando los editores ya han considerado y valorado la idea del libro, y su vinculación con la línea de nuestra editorial. Es entonces cuando se debe activar el trabajo en equipo de toda la editorial. Y las distintas áreas comienzan a producir y recopilar información en torno a este futuro libro, al que llamamos desde este momento, proyecto editorial.

El plan de negocio para el proyecto editorial

El plan de negocio es la siguiente tarea a cumplimentar para
el proyecto editorial. Para lograr este paso es necesario que el área de
producción y la mesa editorial definan al producto físico, ambas áreas deben
recopilar la información sobre los costes de anticipos a los derechos de autor
y traducción si los hubiera, y los de corrección, maquetación, diseño,
supervisión/revisión, impresión/encuadernación, y el porcentaje de los derechos
de autor pactados, etc.

El área comercial tomando en cuenta estos datos, empieza a
realizar una estimación de la venta en cada uno de los canales de distribución,
y valora si hay otras posibles líneas de negocio para este título que puedan generar
ingresos para la editorial. Este momento es cuando nuestro departamento
comercial debe pensar sobre la posible colocación de la obra.  

Por su parte los especialistas de mercado están a la espera
de tener estos dos primeros grandes grupos de información para poder sugerir un
precio de venta según la comparativa del mercado, y dar una lista de posibles
acciones promocionales que refuercen las ventas. Junto con el área comercial
sugieren en este momento las fechas de lanzamiento, o publicación, considerando
si existe una campaña de intriga en medios, si hace falta que el autor presente
el libro, hacer el lanzamiento en una fecha especial  (campaña por temporada, Sant Jordi, Feria del Libro
de Madrid, Liber, FIL), etc.

Los editores y el área administrativa realizan con toda esta información un ejercicio económico, que suele contener varios borradores para distintos escenarios de las ventas, considerando la rentabilidad óptima que la editorial precisa. Estos borradores son muy importantes, porque cuando toda la maquinaria editorial arranca, es muy difícil hacerla parar, es el corazón de nuestra editorial latiendo. Y cualquier cambio puede provocar pérdida de información, atrasos y pérdida de dinero.

Los ejercicios, con toda la información del proyecto editorial que hemos recopilado se presentan en diferentes comités, el más importante es el Comité Editorial, porque es aquí cuando se decide, en la mayoría de los casos, si se publica o  no una obra.

Adjuntar documentos al proyecto editorial

Una vez se obtiene un visto bueno, la información que ya se
posee de la obra se complementa con una serie de documentos. Se negocia y firma
los contratos y derechos con el autor, los anticipos, traducciones,
correcciones, etc.

Un documento importante a integrar en este proceso, y que deberemos solicitar al autor/a es la “declaración de datos personales” cuya información deberemos incorporar en la ficha de autor, además de la autorización para el uso de su imagen en nuestras campañas de marketing.

Esta declaración debe contener los datos personales, la dirección postal y electrónica, los datos fiscales y bancarios. Este documento debe ser muy riguroso con la LOPD y el RGPD, y con la política de protección de datos personales que la editorial tenga implementada.

Incluir al libro en el plan editorial

A partir de este punto, los editores se reúnen con el área
comercial y marketing para incluir al libro en el llamado plan editorial. Que es un cronograma detallado de las publicaciones
que tiene prevista hacer la editorial en un determinado tiempo, que suele ser
anual o semestral.

El plan editorial debe ser detallado, y poseer información importante que viene del plan de negocio, como la tirada prevista, el número de páginas, el tamaño del libro, precio, acciones de marketing. Y lo más importante la fecha de cada paso de producción, hasta que el libro está distribuido en los puntos de venta, y cuándo está disponible para ser comprado.

Hay editoriales que, por no tener clara toda la cascada de información que hemos visto, retrasan la publicación de una obra por meses en su plan editorial, perdiendo, a lo mejor, oportunidades de negocio muy claras.

Seguimiento del plan editorial

Poder revisar de forma constante y eficiente ambos planes, tanto el de negocio como el editorial, permite analizar y corregir las posibles desviaciones, por ejemplo, un retraso en la entrega de una traducción, o en la distribución del libro, un error en el precio en un punto de venta, etc. Y tomar las decisiones más acertadas para que el libro cumpla y supere las expectativas de venta.

Pero como podemos ver, es demasiada información para sólo tenerla en documentos sueltos en cada área de trabajo, y tratar de reunirla cada vez que hay que revisarla es muy tedioso. Es importante que la editorial integre toda esta información, desde la consideración de la obra hasta su descatalogación en un software de gestión editorial.

Editec es el
mejor compañero para estos procesos, es un software de gestión completo que nos
ofrece todo de forma muy ágil y segura, lo que nos permite disponer de toda la
información integrada, organizada, identificada y a la mano en un único lugar,
y al alcance de todas las áreas de la editorial.

¿Listo para una demo?

 

 

¡Manuscritos, y más manuscritos!

Uno de los dolores de cabeza que sufre el equipo del área editorial es la gestión de la cantidad de manuscritos que llegan, porque sencillamente se hace imposible revisarlos todos, ocupando el tiempo del equipo editorial sólo para clasificarlos. El resultado más frecuente es que las vías de comunicación que tienes abiertas para ello terminen bloqueadas o mal resueltas.

Toda editorial tiene su Plan Editorial establecido para las publicaciones de los próximos 6 meses o un año; y la evaluación de cualquier manuscrito puede prolongarse durante ese tiempo, o hasta más, dependiendo de la cantidad de proyectos que estén por evaluar.

El equipo editorial que trabaja en la planificación, lo menos que desea es dejar de atender a estos futuros talentos, ya que sabemos que allí podría haber un bestseller,  y tampoco queremos dar oportunidades a la competencia.

Todos los autores les gustaría recibir una respuesta afirmativa por parte de la editorial, pero lo más probable es que sea negativa, y hay que saber manejar de forma adecuada desde la editorial ambos casos.

La gestión de los manuscritos

Para empezar, todo original o propuesta debe venir acompañado de una ficha como mínimo con los datos del autor, un breve CV y un resumen/sumario/abstract  de la obra propuesta.

Estas son 3 posibilidades que
podemos tener:

• La mayoría de propuestas que se reciben no encajan en la línea o catálogo de la editorial por lo que se deben descartar con la lectura de la ficha que acompaña la monografía. Aunque en estos casos algunas editoriales no lo hacen, es muy conveniente tener una respuesta automatizada y rápida (en el plazo de una semana, nunca el día siguiente de recibir el original) explicando el motivo. La imagen del sello editorial es muy importante y muchos autores se quejan de la falta de respuesta, además nunca se sabe si este autor/a en algún momento nos puede proponer otra obra interesante. Las puertas siempre se deben dejar abiertas.

• Otras propuestas aunque puedan encajar en la
  línea editorial se deciden descartar por uno u otro motivo. En estos casos la
  respuesta debe ser más amplia y detallada (en el plazo aproximado de los 15
  días de recibir el original). En estos casos ayudará mucho al escritor a saber
  si la editorial es el lugar idóneo para su obra o debe buscar otra editorial
  más relacionada con su estilo. Como en la posibilidad anterior siempre hay que
  dejar las puertas abiertas.

• Los manuscritos que en esta primera criba la editorial valore que puedan tener posibilidades de ser publicadas para iniciar el proceso de lectura interna o externa (evaluación) se les debe informar a los autores (relación directa con su futuro editor) explicando de forma detallada del proceso a seguir y valorando el trabajo realizado. La primera comunicación siempre debería ser antes de los 15 días de recibir el original. 

Para agilizar y simplificar todo este proceso es importante tener configurada de forma automatizada una respuesta, para que el escritor esté al tanto del paso en el que se encuentra su manuscrito, y reciba esa respuesta definitiva. Es aquí cuando es indispensable un sistema informático como Editec que nos ayude a clasificar los manuscritos, y en especial a gestionarlos.

Adicionalmente, si la obra es aceptada para el siguiente proceso, ya tenemos toda la información en el sistema: original, datos del autor, contactos realizados; para continuar con la fase de economía editorial, que nos ayude a determinar si el libro será rentable, con que tirada, precio, etc.. Y tenerlo ya en cuenta en el Plan Editorial, Editec te ayudará en todo ese proceso.

Disponer de información completa y detallada del catálogo de
una editorial permite a las personas que deben tomar decisiones obtener una
mejor rentabilidad para la compañía.

Editec es un software que fue pensado justamente para el sector editorial, fue creado por Simtec hace más de 20 años con la colaboración de editores, y por ello tiene en cuenta todo esto que te hemos comentado. Es, seguramente, la mejor y más completa herramienta para ayudarte en la gestión de los manuscritos, su evaluación y ejercicios económicos para su publicación.

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