¿Cómo controlar el contrato de edición y los datos del libro y el autor?

Ningún libro es igual, y la relación que nuestra editorial tiene con el autor a través del contrato de edición, es tan particular como su obra. Aunque hay una serie de elementos a destacar en común que componen el contrato de edición, en él también se recogen aquellos detalles muy específicos que afectan de alguna forma la relación entre las partes que hacen posible el título.

Acordar si existen anticipos en el pago de los derechos de
la obra, y en qué condiciones se pagarán, importes, etc., son puntos que se tienen
que fijar antes de la firma del contrato.

Establecer el uso y la cesión de imágenes del autor,
entrevistas para medios, videos, y recursos para la promoción del libro, tanto
de forma digital como tradicional suele ser un elemento que no se controla bien,
y que a futuro puede complicar el uso de recursos para la promoción y el
marketing de la obra.

Una vez se atienden todos los detalles, llega el proceso de
firmar el contrato, normalmente se suelen hacer correcciones, y versiones, en
varias oportunidades, hasta que se alcanza un consenso entre los firmantes.
Este proceso se puede alargar dependiendo del tipo de autor, de la relación
existente con la editorial, y las limitaciones externas (otros contratos) que
pueda tener el autor si es una figura pública, o ya comercializa su imagen o
sus creaciones, por ejemplo. 

Si la obra es de encargo o no está terminada y el original
no ha sido entregado por el autor, es conveniente tener una cláusula que incluya
una fecha de entrega y la posibilidad de rescisión del contrato por
incumplimiento de la misma, incluida la devolución del anticipo si ya se le ha
pagado, sería de mucha utilidad para evitar conflictos futuros.

Hay que señalar que a veces el autor de nuestra obra no es
el que firma directamente con nosotros el contrato. ¿Y cómo es esto posible?,
pues por ejemplo si el creador de nuestro futuro libro ha muerto y los derechos
de su obra los maneja un familiar, una asociación, una empresa, una fundación,
etc…

También se da el caso de la firma del contrato a través de
una agencia literaria, o una representación local del autor, si este fuera
internacional. En este caso se involucran otras personas, además del autor, que
protegen y garantizan los beneficios de a quién representan.

Todo este proceso de firma se puede hacer largo, y se puede
complicar mucho en ocasiones en las que el libro tiene varios autores, o las
negociaciones se tienen que realizar incluyendo a otras editoriales que poseen
parte de los derechos de autor.

Durante este tiempo, la editorial tiene que ir trabajando en
procesos paralelos sobre este libro, y lo más normal, es que cuando se firme el
contrato, ya el proyecto tenga tiempo incluido en el plan de negocio y el editorial.

Es aquí cuando comienzan a aparecer preguntas, que sólo tienen respuesta en el contrato. Y hay que buscar el documento y revisar lo acordado. Lo que suele suceder es que el contrato se ha firmado en papel y respaldado en forma digital, y se ha archivado, a veces no de la mejor manera ni en un punto con acceso centralizado, lo que hace que no podamos encontrar el contrato a la primera.

Contrato y original

Con el contrato firmado suele llegar el original de la obra,
y es cuando podemos activar a nuestra maquinaria editorial. Pero para ello es
importante poseer todos los datos biográficos del autor, y los datos relevantes
de la obra.

Es importante poder resguardar los datos de la declaración de datos personales que el
autor nos ha facilitado previamente, que debe incluir datos personales,
dirección, datos fiscales, certificado de retenciones IRPF del convenio con el país
del autor, y sus datos bancarios.

En este punto tenemos que crear la ficha del artículo o la
obra, ella es fundamental para nuestro catálogo editorial. Y para las acciones
de marketing digital y tradicional.

En esta ficha suele ir el índice o sumario de la obra, la
reseña y la información del autor, en especial con datos que enriquezcan toda
la documentación comercial que enviaremos a la red comercial, distribuidores,
librerías, y medios.

Un programa que
integre todo

Con varios títulos en marcha, la cantidad de información en
este punto puede abrumar. Un programa que permita gestionar la información del
contrato editorial, y de las fichas del autor y el libro es muy útil.

Editec permite justamente hacerle seguimiento a todo el estado del contrato de edición. En qué punto se encuentra, y permite guardar todas las notas y conversaciones que se realicen sobre el mismo entre las partes involucradas.

 Cuando el contrato de edición está firmado, Editec permite guardar en la ficha de artículo (obra) el contrato firmado en formato .pdf, y da acceso de forma central a su revisión, pudiendo ser consultado en cualquier momento del proceso editorial.

De la misma forma Editec maneja la ficha del autor, y si se trata de un autor que publica frecuentemente con la editorial, Editec nos muestra su ficha, nos permite actualizarla y vincularla con la obra actual.

Con la ficha del artículo (obra), además de hacerle seguimiento Editec permite vincular de forma automática su información con la web comercial, y con la tienda online corporativa.

Además, puede generar las hojas informativas de novedades
para los canales comerciales, medios de comunicación, o los emails comerciales
para clientes.

Ordenar la web desde
la ficha de la obra

Un valor agregado de Editec es que permite desde la ficha de artículo, ordenar las obras que quieres destacar en tu web, parece una obviedad, pero hay algunas editoriales que actualizan su web de forma manual. Editec te permite cargar toda la información que puede ser pública en la ficha de artículo, lo que enriquece la información que se ofrece en la web.

No facturar ni abonar
sin control

Otra utilidad destacada de Editec, es que no permite facturar una novedad editorial hasta que no se indique en la ficha de artículo. Igual al revés, cuando una obra se descatalogada del sistema, este no permite que se abone ningún importe sobre ella.

Este paso de seguridad nos es de utilidad para tener certeza de nuestras operaciones comerciales, y poder demostrarlas, de ser necesario.

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